This translation has not been reviewed yet and may contain errors. Read the English version for the official article.
Een PDV-oefening uitvoeren
Deze handleiding is bedoeld voor accountbeheerders bij organisaties die Cosafe gebruiken en die een PDV-oefening willen plannen en uitvoeren met behulp van de Exercise PDV-alarmsjabloon.
Het oefenen van PDV (Pågående Dödligt Våld — Aanhoudend Dodelijk Geweld) helpt medewerkers te begrijpen hoe het alarm in Cosafe werkt — zowel het verzenden als ontvangen — en stelt iedereen in staat het beschermende actiemodel Run – Hide – Tell (Zweeds: Fly – Sök skydd – Larma) van de autoriteiten in te oefenen.
Deze handleiding behandelt de planning en uitvoering van de oefening zelf. Als Exercise PDV nog niet is ingeschakeld en geconfigureerd voor jouw organisatie, begin dan met De Exercise PDV-alarmsjabloon instellen.
Elke situatie is uniek en de hier beschreven oefening moet mogelijk aan jouw omstandigheden worden aangepast. Dit artikel is slechts één voorbeeld van hoe een PDV-oefening in Cosafe kan worden uitgevoerd — er zijn veel geldige benaderingen. De klant is er zelf verantwoordelijk voor om de oefening zelfstandig te bepalen, plannen en opvolgen op basis van eigen behoeften, interne richtlijnen en geldende regelgeving. Cosafe wijst elke verantwoordelijkheid af voor de manier waarop het systeem door de klant wordt gebruikt, zowel bij oefeningen als bij echte incidenten, en voor eventuele gevolgen van dat gebruik. Dit geldt voor alle inhoud die gebruikers schrijven, delen of communiceren via de app.
Voordat je begint
- Laat medewerkers vóór de oefening de trainingsvideo Run – Hide – Tell (Fly – Sök skydd – Larma) bekijken. De video is ingesloten in De Zweedse PDV-alarmsjabloon instellen en legt precies uit wat er wordt verwacht wanneer het alarm afgaat.
- Plan de oefening zorgvuldig en bepaal ruim van tevoren de datum en tijd.
- Informeer alle betrokken gebruikers vooraf. Net als het echte PDV-alarm waarschuwt Exercise PDV iedere gebruiker in de subaccount.
Je alarm testen
Vóór de oefening moet elke deelnemer zijn alarm testen om te bevestigen dat alarmsignalen en meldingen op zijn apparaat werken. Beheerders kunnen in het beheerpaneel vervolgens opvolgen wie de test heeft voltooid en of deze is geslaagd.
- Open de Cosafe-app.
- Tik op het menu (drie puntjes) rechtsboven.
- Selecteer Test your alarm.
- Lees de instructies.
- Tik op Test your alarm en selecteer Test.
- Sluit de app zonder uit te loggen.
- Wacht tot 15 seconden op het alarmsignaal en de melding.
- Beantwoord in de app of het werkte.
Zie de FAQ-artikelen over geen alarmsignalen ontvangen op je telefoon en geen alarmsignalen ontvangen op je computer. Als het probleem aanhoudt, kan de beheerder samen met de betreffende gebruiker contact opnemen met Cosafe Support via support@cosafe.com of +46 8 409 400 20.
De oefening uitvoeren
Deelnemers verzamelen
Herinner iedereen aan het doel van de oefening, zorg dat ze allemaal zijn ingelogd op de mobiele app (Android/iOS) of de Cosafe Desktop App, en organiseer ze volgens jouw vooraf bepaalde scenario — verzamel bijvoorbeeld in een gemeenschappelijke ruimte en toon de voortgang op een scherm.
Het alarm verzenden
De oefeningsleider verstuurt het alarm:
- Open de Cosafe-app.
- Tik op Alarm.
- Tik op Exercise Ongoing Deadly Violence (PDV) (weergegeven met een groene achtergrond).
- Bevestig.
De flow is kort en voorspelbaar, aangezien de meeste stappen vooraf zijn ingesteld — net als bij het echte alarm.
Het alarm ontvangen
Op de apparaten van de ontvangers klinkt een luid alarmsignaal, samen met de uitgesproken afkorting "PDV". Op mobiel speelt het signaal 3 keer af en stopt dan automatisch; op Desktop blijft het klinken totdat de gebruiker op Read message klikt. Het signaal is niet te horen als de Cosafe-app al geopend was.
Exercise PDV-alarmgeluid
De Zweedse audiowaarschuwing die wordt afgespeeld wanneer het oefeningsalarm wordt ontvangen — hetzelfde geluid wordt gebruikt voor het echte PDV-alarm.
Ontvangers kunnen de alarmconversatie op de volgende manieren openen:
- Tik op de melding.
- Tik op de rode banner Ongoing alarm – Go to message bovenaan het startscherm.
- Open Messages en tik op de conversatie met een rode rand (de naam van het alarm is rood gemarkeerd als er meerdere alarmen actief zijn).
Deelnemers handelen vervolgens volgens jouw scenario — bijvoorbeeld Run – Hide – Tell.
Wat er in de alarmconversatie verschijnt
- Stille modus — een bruine banner met de tekst Cosafe is in silent mode verschijnt. Als je op Read more tikt, wordt uitgelegd dat de stille modus duurt tot het alarm Exercise Ongoing Deadly Violence (PDV) eindigt, omdat meldingsgeluiden tijdens een actief alarm je locatie zouden kunnen verraden. Alleen Cosafe wordt gedempt; andere apps werken normaal.
- From — de naam van de afzender.
- To — welke groep(en) het alarm hebben ontvangen.
- Alarm type — EXERCISE ONGOING DEADLY VIOLENCE (PDV), weergegeven in groene tekst met een groene rand om aan te geven dat het een oefening is (een echt alarm wordt in rood weergegeven).
- Account/subaccount — weergegeven onder het alarmtype.
- Alarm instructions — vooraf ingesteld op Run – Hide – Tell.
Crisiscommunicatie tijdens een PDV-gebeurtenis
In een crisis moet communicatie snel, open, eerlijk en feitelijk zijn. Schrijf alleen wat je ziet en hoort – geef nooit anderen opdracht iets te doen. Dit kan ernstige gevolgen hebben, omdat je niet weet hoe de situatie eruitziet waar andere mensen zich bevinden. Bovendien kan een PDV-gebeurtenis zeer snel veranderen. De situatie die je 10 seconden geleden waarnam, kan al veranderd zijn, dus de informatie kan verouderd zijn of iemand anders in gevaar brengen.
Vermijd speculatie en gissingen. Je hoeft ook geen gebruik te maken van de "I'm OK"-functie of op een andere manier de conversatie te laten weten dat je in orde bent tijdens de acute fase, aangezien dat op dat moment geen prioriteit heeft. Dat gebeurt in een later stadium, zodra de politie is gearriveerd en de locatie begint te doorzoeken.
Richt je op het creëren van een gevoel van veiligheid, het tegengaan van geruchten en het geven van concrete instructies over wat de ontvanger moet doen. Het is beter om te vaak dan te weinig te informeren, zelfs al is het alleen om te bevestigen dat er geen nieuwe informatie is.
Om succesvol te zijn in crisiscommunicatie moeten de volgende basisprincipes worden toegepast:
- Wees duidelijk en consistent: houd de berichten eenvoudig en uniform. Vermijd speculatie en gissingen: "Ik zie een man met een mes buiten de kantine," "Ik hoor schoten in de gang op verdieping 2."
- Prioriteer de juiste kanalen: gebruik officiële en betrouwbare bronnen om informatie te verifiëren.
Hieronder staan twee links naar het Zweedse Agentschap voor Civiele Bescherming, MCF, als je een breder inzicht wilt in hoe je in dit soort situaties moet handelen.
Een bericht als belangrijk markeren
Elke gebruiker kan een bericht als belangrijk markeren zodat anderen belangrijke informatie in één oogopslag kunnen zien — bijvoorbeeld "Ik heb 112 gebeld". Er is geen limiet aan het aantal berichten dat kan worden gemarkeerd.
- Een bericht als belangrijk markeren: open de alarmconversatie, tik op de drie puntjes of houd het bericht ingedrukt en selecteer Mark as important. Het bericht krijgt een gele achtergrond met een waarschuwingsdriehoek en een "IMPORTANT"-label.
- Markering opheffen: gebruik hetzelfde gebaar en selecteer Unmark as important. Het bericht keert terug naar zijn normale weergave.
Het alarm beëindigen
Alleen de afzender, of gebruikers met de rechten End alarm, kunnen het alarm beëindigen. (Zie App-rollen beheren voor hoe rechten worden toegewezen.)
- Open de alarmconversatie.
- Tik op de drie puntjes rechtsboven in de rode balk.
- Tik op End.
- Bevestig.
Verwijder de alarmconversatie pas na de evaluatie, zodat je nog feedback kunt verzamelen en de oefening kunt bekijken.
Bij een echte gebeurtenis beslist de politie wanneer het alarm kan worden beëindigd. Bij een oefening beslist de oefeningsleider wanneer het scenario is voltooid.
Evaluatie en opvolging
- Bespreek hoe het is gegaan en verzamel feedback van deelnemers in een gezamenlijke debriefing. Een korte schriftelijke enquête kan een nuttige aanvulling zijn.
- Noteer eventuele verbeterpunten.
- Identificeer deelnemers die het alarm niet hebben ontvangen, zoek uit waarom en los eventuele technische problemen op.
- Pas indien nodig de vooraf gedefinieerde groepen of andere Exercise PDV-instellingen in het beheerpaneel aan op basis van de geleerde lessen.
- In tegenstelling tot een eenmalig tijdelijk oefeningsalarm hoef je geen oefeningsgroep aan te maken of te verwijderen — Exercise PDV is een permanente, herbruikbare sjabloon.
- Overweeg een vervolgafspraak met Cosafe voor verdere evaluatie.
Als je wilt dat een van Cosafe's PDV-experts van Advisory (Cosafe's adviesdivisie voor veiligheidstraining en crisisplanning) een op maat gemaakte PDV-cursus of -oefening voor jou en je collega's uitvoert, neem dan contact op met Cosafe Support via support@cosafe.com of +46 8 409 400 20.