Siirry pääsisältöön

Cosafe Support Center


tiedot

This translation has not been reviewed yet and may contain errors. Read the English version for the official article.

Harjoittele hälytyksiä Cosafessa

Tämä opas on tarkoitettu ylläpitäjille, jotka haluavat suunnitella ja toteuttaa hälytysharjoituksia Cosafessa.

Tarkoitus ja tavoitteet​

Tämän harjoituksen tarkoituksena on ymmärtää, miten hälytystoiminto toimii Cosafe-alustalla. Tämä sisältää sekä hälytysten lähettämisen että niiden vastaanottamisen. Harjoittelu on olennaista organisaation viestinnän ja kriittisten tilanteiden hallinnan parantamiseksi. Cosafe suosittelee harjoitusten tekemistä säännöllisesti.

Vastuuvapauslauseke​

Jokainen tilanne on ainutlaatuinen, ja tässä oppaassa kuvattu harjoitus saattaa vaatia mukauttamista erityistarpeiden ja olosuhteiden mukaan. Tämä artikkeli on vain esimerkki siitä, kuinka hälytysharjoitus voidaan toteuttaa Cosafessa. On olemassa useita tapoja suunnitella ja toteuttaa tällaisia harjoituksia.

Asiakkaat ovat itse vastuussa harjoituksen päättämisestä, suunnittelusta ja seurannasta omien tarpeidensa, sisäisten ohjeidensa ja sovellettavien säädösten mukaisesti. Cosafe ei ota vastuuta siitä, miten asiakas käyttää järjestelmää sekä harjoituksissa että todellisissa tilanteissa, eikä tällaisesta käytöstä aiheutuvista seurauksista. Tämä sisältää kaiken sisällön, jonka käyttäjät kirjoittavat, jakavat tai viestivät sovelluksen kautta.

Valmistelut​

  • Suunnittele harjoitus huolellisesti ja sovi päivämäärä ja aika hyvissä ajoin etukäteen.
  • Ilmoita kaikille osallistujille harjoituksesta etukäteen.
  • Varmista, että kaikki osallistujat ovat kirjautuneena Cosafeen. Ylläpitäjät voivat tarkistaa tämän Cosafen hallintapaneelista.
  • Jotta on 100 % selvää, että kyseessä on harjoitus, luo ja käytä erillistä "Harjoitusryhmää" ja "Harjoitushälytystä".

Harjoitusryhmän perustaminen​

  1. Kirjaudu sisään osoitteeseen admin.cosafe.com.
  2. Napauta vasemmanpuoleisessa valikossa "Ryhmät" ja sitten "Luo ryhmä."
  3. Nimeä ryhmä: "Harjoitusryhmä + (harjoituksen päivämäärä)."
  4. Valitse tili (tili/alitili), johon ryhmä kuuluu, ja määritä sijainti (valinnainen).
  5. Napauta "Luo."
  6. Napauta "Ryhmän jäsenet."
  7. Lisää osallistujat napauttamalla "Lisää käyttäjä."

Harjoitusryhmään tulee kuulua vain harjoitukseen osallistuvat henkilöt, ei niitä, jotka ovat poissa (esim. sairauden, loman tai muun syyn vuoksi).

Harjoitushälytyksen luominen​

  1. Napauta vasemmanpuoleisessa valikossa "Tili" tai "Alitilit" sen mukaan, mihin hälytys luodaan. Jos alitili, valitse alitili, jolla harjoitus suoritetaan.
  2. Napauta "Hälytys" ja sitten "Luo hälytys."
  3. Nimeä hälytys: "Harjoitushälytys + (harjoituksen päivämäärä)."
  4. Valitse kuvake, väri ja hälytysääni.
  5. Ota käyttöön "Ennalta määritetyt ryhmät", valitse "Harjoitusryhmä (päivämäärä)" ja valitse "Hälytys vain esivalituille ryhmille" varmistaaksesi, että hälytys tulee vain harjoitusryhmän käyttäjille.
  6. Valitse, mitkä lisäasetukset aktivoidaan harjoitushälytyksessä. Lisätietoja eri asetuksista on artikkelissa Olemassa olevan hälytyksen määrittäminen:
    • Näytä kartta ja salli sijainnin muuttaminen.
    • Salli käyttäjien lisätä mukautettuja hälytystietoja hälytykseen.
    • Näytä varoitus, jos hälytys todella pitäisi lähettää.
    • Estä ilmoitukset.
    • Hälytysohjeet.
    • Tarkistuslistan automaattinen käynnistys.
  7. Napauta "Luo."

Hälytyksen testaus​

Jokaisen osallistujan on testattava oma hälytyksensä varmistaakseen, että laitteet vastaanottavat hälytykset ja ilmoitukset oikein. Kerro kaikille osallistujille, että heidän on testattava hälytyksensä ennen harjoitusta. Ohjeet tähän löytyvät alta; tarkemmat ohjeet löydät artikkelistamme Testaa Cosafe-hälytyksesi. Cosafe-ylläpitäjänä voit tarkastella käyttäjiesi hälytystestien tilaa, nähdä, ketkä käyttäjät ovat suorittaneet ne, ja nähdä, onnistuivatko vai epäonnistuivatko testit.

  1. Avaa Cosafe-sovellus.
  2. Napauta oikeassa yläkulmassa olevaa valikkoa ja valitse "Testaa hälytys."
  3. Lue ohjeet.
  4. Napauta "Testaa hälytys" ja valitse "Testaa."
  5. Sulje sovellus (älä kirjaudu ulos) ja odota hälytyssignaalia ja ilmoitusta, jotka tulevat 15 sekunnin sisällä.
  6. Vastaa sovelluksessa, toimiko hälytys vai epäonnistuiko se.

Jos testi epäonnistuu​

Toteutus​

Kerää osallistujat​

  1. Muistuta osallistujia harjoituksen tarkoituksesta.
  2. Varmista, että kaikki osallistujat ovat kirjautuneet joko mobiilisovellukseen (Android/iOS) tai tietokoneidensa Cosafe Desktop App -sovellukseen.
  3. Järjestä osallistujat ennalta määritellyn skenaarion mukaisesti (yksi vaihtoehto on kerätä kaikki yhteiseen tilaan ja näyttää harjoituksen eteneminen suurella näytöllä).

Lähetä harjoitushälytys​

  1. Pyydä kaikkia osallistujia sulkemaan sovellus (kirjautumatta ulos); muuten he eivät kuule hälytysääntä.
  2. Hälytyksen lähettämisestä vastaava harjoituksenjohtaja kirjautuu mobiilisovellukseen tai Cosafe Desktop App -sovellukseen (näytä tämä suurella näytöllä, jos sellaista käytetään).
  3. Napauta "Hälytykset" ja sitten "Harjoitushälytys (päivämäärä)."
  4. Riippuen siitä, mitkä lisäasetukset on aktivoitu, ennen hälytyksen lähettämistä saattaa näkyä erilaisia ohjeita:
    • Jos "Salli käyttäjien lisätä mukautettuja hälytystietoja hälytykseen" on käytössä, lähettäjä voi lisätä hälytykseen tietoja, mutta se on valinnaista. Napauta "Jatka."
    • Jos "Näytä kartta ja salli sijainnin muuttaminen" on käytössä, lähettäjä voi vahvistaa kartan sijainnin. Napauta "Lähetä hälytys."
    • Jos "Näytä varoitus, jos hälytys todella pitäisi lähettää" on käytössä, lähettäjän on vahvistettava ennen lähettämistä. Napauta "Vahvista."

Hälytys lähetetään, ja osallistujat toimivat asettamasi skenaarion mukaan.

Hälytykseen vastaaminen​

Kun hälytys on lähetetty, osallistujat pääsevät hälytysketjuun seuraavien kolmen vaihtoehdon kautta:

  • Napauttamalla näytölle ilmestyvää ilmoitusta.
  • Avaamalla sovelluksen ja napauttamalla näytön yläreunan punaista banneria: "Hälytys käynnissä - siirry viesteihin."
  • Avaamalla sovelluksen, siirtymällä kohtaan "Viestit" ja valitsemalla ketjun, jolla on punainen reunus, mikä osoittaa, että kyseessä on aktiivinen hälytys. Jos useita hälytyksiä on aktiivisina samanaikaisesti, hälytyksen nimi näkyy selkeästi punaisella korostettuna viestiketjussa.

Riippuen siitä, mitkä lisäasetukset on aktivoitu, hälytysketjun ensimmäinen viesti muuttuu vastaavasti:

  • Jos "Hälytysohjeet" on otettu käyttöön, ne näkyvät hälytysketjussa. Jos hälytysohjeet on lisätty useilla kielillä, ne muuttuvat ja näytetään osallistujan henkilökohtaisissa kieliasetuksissa valitulla kielellä.
  • Jos lähettäjä lisäsi hälytystiedot, ne näytetään hälytysohjeiden alla. Tämä näytetään sillä kielellä, jolla lähettäjä kirjoitti tiedot.
  • Jos "Estä ilmoitukset" on käytössä, napauta ketjun keltaista palkkia saadaksesi lisätietoja.
  • Jos "Käynnistä tarkistuslista automaattisesti" on käytössä, tarkistuslista lisätään hälytysketjuun.

Tärkeitä huomioita​

  • Noudata radiokuria — älä kirjoita "Olen lukenut!", sillä Cosafe vahvistaa lukukuittaukset automaattisesti.
  • Viestintä tapahtuu hälytysketjussa, ja se tulee pitää asiallisena ja informatiivisena.

Hälytyksen lopettaminen​

  • Vain valtuutetut käyttäjät ja lähettäjä voivat lopettaa hälytyksen.
  • Napauta kolmea pistettä hälytysketjun yläreunassa olevassa punaisessa kentässä.
  • Valitse "Lopeta."
  • Vahvista napauttamalla "Lopeta."
  • Tallenna hälytysketju arviointia varten.

Arviointi ja palaute​

  • Keskustele siitä, kuinka harjoitus sujui.
  • Merkitse ylös kaikki kehityskohteet.
  • Tunnista osallistujat, jotka eivät saaneet hälytystä.
  • Säädä tarvittaessa hälytysasetuksia, ryhmiä yms. muille hälytyksille osoitteessa admin.cosafe.com harjoituksesta opittujen asioiden perusteella.
  • Kerää palautetta henkilökunnalta.
  • Poista harjoitusryhmä ja harjoitushälytys arvioinnin jälkeen, jotta vältät sekaannukset tulevissa tilanteissa.
  • Varaa Cosafen kanssa läpikäynti lisäarviointia varten.

Harjoitus on nyt valmis! Suunnittele seuraava harjoitus pitääksesi tietosi ajan tasalla. Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset tukea, ota yhteyttä support@cosafe.com tai 08 409 400 20.