Harjoittele hälytyksiä Cosafessa

Tarkoitus ja tavoitteet

Tämän harjoituksen tarkoituksena on ymmärtää, miten hälytystoiminto toimii Cosafe-alustalla. Tämä sisältää sekä hälytysten lähettämisen että niiden vastaanottamisen. Harjoittelu on välttämätöntä organisaation viestinnän ja kriittisten tilanteiden/onnettomuuksien hallinnan parantamiseksi. Cosafe suosittelee harjoitusten tekemistä säännöllisesti.

Vastuuvapauslauseke

Jokainen tilanne on ainutlaatuinen ja tässä oppaassa kuvattu harjoitus saattaa tarvita mukautuksia erityistarpeisiin sekä olosuhteisiin. Tämä artikkeli on vain esimerkki siitä, kuinka hälytysharjoitus voidaan suorittaa Cosafessa. On olemassa useita tapoja suunnitella ja suorittaa tällaisia harjoituksia.

Asiakkaat ovat vastuussa harjoituksen itsenäisestä päättämisestä, suunnittelusta ja seurannasta omien tarpeidensa, sisäisten ohjeidensa ja sovellettavien säädösten mukaisesti. Cosafe ei ota vastuuta siitä, miten asiakas käyttää järjestelmää sekä harjoituksissa että todellisissa tilanteissa sekä kaikista tällaisiin käyttöön lliittyvistä seurauksista. Tämä sisältää kaiken sisällön, jonka käyttäjät kirjoittavat, jakavat tai viestivät sovelluksen kautta.

Valmistelut

• Suunnittele harjoitus huolellisesti ja sovi päivämäärä sekä aika hyvissä ajoin etukäteen.
• Ilmoita kaikille osallistujille harjoituksesta etukäteen.
• Varmista, että kaikki osallistujat ovat kirjautuneena Cosafeen. Järjestelmänvalvojat voivat tarkistaa tämän Cosafen hallintapaneelista.
• Jotta olisi 100 % selvää, että tämä on harjoitus, luo ja käytä erillistä "Harjoitusryhmää" ja "Harjoitushälytystä".

Harjoitusryhmän perustaminen

1. Kirjaudu sisään osoitteeseen admin.cosafe.com.
2. Napauta vasemmanpuoleisessa valikossa "Ryhmät" → "Luo ryhmä."
3. Nimeä ryhmä: "Harjoitusryhmä + (harjoituksen päivämäärä)."
4. Valitse tili (tili/alitili), johon ryhmä kuuluu, ja määritä sijainti (valinnainen).
5. Napauta "Luo".
6. Napauta "Ryhmän jäsenet".
7. Lisää osallistujia napauttamalla "Lisää käyttäjä".

Harjoitusryhmään tulee kuulua vain harjoitukseen osallistuvia henkilöitä, ei kuitenkaan niiden, jotka ovat poissa (esim. sairauden, loman tai muiden syiden vuoksi).

Harjoitushälytyksen luominen

1. Napauta vasemmanpuoleisessa valikossa "Tili" tai "alitilit" sen mukaan, mihin hälytys luodaan. Jos alatili, valitse alatili, jolla harjoitus suoritetaan.
2. Napauta "Hälytys" → "Luo hälytys."
3. Nimeä hälytys: "Harjoitushälytys + (harjoituksen päivämäärä)."
4. Valitse kuvake, väri ja hälytysääni.
5. Ota "Ennalta määritetyt ryhmät" käyttöön, valitse "Harjoitusryhmä (päivämäärä)" ja valitse "Hälytys vain esivalituille ryhmille" varmistaaksesi, että hälytys tulee vain harjoitusryhmän käyttäjille.
6. Valitse mitkä lisäasetukset aktivoidaan harjoitushälytyksessä. Katso lisätietoja eri asetuksista artikkelista "Hälytyksen luominen":

• Näytä kartta ja salli sijainnin muuttaminen
• Salli käyttäjien lisätä mukautettuja hälytystietoja hälytykseen
• Näytä varoitus, jos hälytys todella pitäisi lähettää
• Estä ilmoitukset
• Hälytysohjeet
• Tarkistuslistan utomaattinen käynnistys

7. Napauta "Luo".

Hälyttimen testaus

Jokaisen osallistujan on suoritettava itsetesti varmistaakseen, että heidän laitteensa vastaanottavat hälytykset ja ilmoitukset oikein. Kerro kaikille osallistujille, että heidän on tehtävä hälytyksen itsetesti ennen harjoitusta. Ohjeet tähän löytyvät alta ja tarkemmat ohjeet artikkelistamme Testaa Cosafe-hälyttimesi. Cosafe-järjestelmänvalvojana voit tarkastella käyttäjiesi hälytystestien tilaa, katsoa, ketkä käyttäjät ovat suorittaneet ne ja ovatko testit onnistuneet vai epäonnistuneet.

1. Avaa Cosafe-sovellus.
2. Napauta oikeassa yläkulmassa olevaa valikkoa → valitse "Testaa hälytys."
3. Lue ohjeet.
4. Napauta "Testaa hälytys" ja valitse "Testaa".
5. Sulje sovellus (älä kirjaudu ulos) ja odota hälytyssignaalia sekä ilmoitusta, jotka tulevat 15 sekunnin sisällä.
6. Vastaa sovelluksessa, jos hälytys toimi tai epäonnistui.

Jos testi epäonnistuu

• Varmista, että sovellus on päivitetty uusimpaan versioon.
• Tarkista laitteen asetukset ja noudata vaiheittaisia ohjeita kohdassa "Tärkeät asetukset Android-laitteille" tai "Tärkeät asetukset iOS-laitteille" ja jos käytät työpöytäsovellusta "Cosafe-työpöytäsovellus".
• Tee uusi itsetesti.
• Jos jollakin on edelleen ongelmia hälytyksen toimimattomuuden kanssa, järjestelmänvalvoja ja asianomainen osapuoli voivat ottaa yhteyttä Cosafe-tukeen osoitteessa support@cosafe.com tai soittaa numeroon 08 409 400 20. Autamme mielellämme!

Toteutus

Kerää osallistujia.

2. Varmista, että suuri näyttö ja kaiuttimet toimivat.
3. Näytä Cosafe-sovellus näytöllä.
4. Kerro henkilökunnalle harjoituksen tarkoituksesta.

Lähetä harjoitushälytys:

1. Pyydä kaikkia osallistujia sulkemaan sovellus (kirjautumatta ulos), muuten he eivät kuule hälytysääntä.
2. Harjoituksen johtaja kirjautuu Cosafe verkkosovellukseen suurelta näytöltä.
3. Napauta "Hälytykset" → "Harjoitushälytys (päivämäärä)."
4. Riippuen siitä mitkä lisäasetukset on aktivoitu, ennen hälytyksen lähettämistä saattaa näkyä erilaisia ohjeita:

• Jos "Salli käyttäjien lisätä hälytykseen mukautettuja hälytyksen tietoja" on käytössä, lähettäjä voi lisätä hälytykseen tietoja, mutta se on valinnaista → Napauta "Jatka".
• Jos "Näytä kartta ja salli sijainnin muutos" on käytössä, lähettäjä voi vahvistaa kartan sijainnin → Napauta "Lähetä hälytys."
• Jos "Näytä varoitus, jos hälytys pitäisi todella lähettää" on käytössä, lähettäjän on vahvistettava ennen lähettämistä → Napauta "Vahvista."

Hälytys lähetetään ja osallistujat toimivat asettamasi skenaarion mukaan.

Hälytykseen vastaaminen

Kun hälytys on lähetetty, osallistujat pääsevät hälytysketjuun seuraavien kolmen vaihtoehdon kautta:

• Napauta näytölle tulevaa ilmoitusta.
• Avaa sovellus ja napauta punaista banneria näytön yläreunassa "Hälytys käynnissä - siirry viesteihin."
• Avaa sovellus ja siirry kohtaan "Viestit". Valitse ketju, joka on varustettu punaisella reunuksella ja osoittaa, että kyseessä on aktiivinen hälytys. Jos useita hälytyksiä on samanaikaisesti aktiivisina, hälytyksen nimi näkyy selkeästi punaisella korostettuna viestiketjussa.

• Riippuen siitä mitkä lisäasetukset on aktivoitu, hälytysketjun ensimmäinen viesti vaikuttaa vastaavasti:*

• Jos "Hälytysohjeet" on käytössä, ne näkyvät hälytysketjussa. Jos hälytysohjeet lisätään useilla kielillä, ne muuttuvat ja näytetään osallistujan henkilökohtaisissa kieliasetuksissa valitulla kielellä.
• Jos lähettäjä lisäsi hälytystiedot, ne näkyvät hälytysohjeiden alla. Tämä näytetään sillä kielellä, jolla lähettäjä kirjoitti tiedot.
• Jos "Estä ilmoitukset" on käytössä, napauta ketjun keltaista palkkia saadaksesi lisätietoja.
• Jos "Käynnistä tarkistuslista automaattisesti" on käytössä, tarkistuslista lisätään hälytysketjuun.

Tärkeitä huomioita!

• Noudata radiokuria – älä kirjoita "Olen lukenut!" koska Cosafe vahvistaa automaattisesti lukukuitit.
• Viestintä tapahtuu hälytysketjussa ja se tulee pitää asiallisena sekä informatiivisena.

Hälytyksen lopettaminen

• Vain valtuutetut käyttäjät ja lähettäjä voivat lopettaa hälytyksen.
• Napauta kolmea pistettä hälytysketjun oikeassa yläkulmassa.
• Valitse "Lopeta."
• Vahvista napauttamalla "Lopeta".
• Tallenna hälytysketju arviointia varten

Arviointi ja palaute

• Keskustele kuinka harjoitus sujui.
• Merkitse ylös kaikki parannettavat alueet.
• Tunnista osallistujat, jotka eivät saaneet hälytystä.
• Säädä tarvittaessa hälytysasetuksia, ryhmiä jne. muille hälytyksille osoitteessa admin.cosafe.com harjoituksesta opittujen tietojen perusteella.
• Kerää palautetta henkilökunnalta.
• Poista harjoitusryhmä ja harjoitushälytys arvioinnin jälkeen välttääksesi sekaannuksia tulevissa tapahtumissa.
• Varaa tarkistussessio Cosafen kanssa lisäarviointia varten.

Harjoitus on nyt valmis! Suunnittele seuraava harjoitus pitääksesi tietosi ajan tasalla. Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset tukea, ota yhteyttä support@cosafe.com tai 08 409 400 20.